Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 29 september 2026.

Wie is verantwoordelijk?

SintHit.nl is verantwoordelijk voor het gebruik van persoonsgegevens binnen de SintHit-website. Voor vragen over privacy of een verzoek over je gegevens kun je mailen naar info@sinthit.nl.

Jouw persoonlijke lied en jouw gegevens

Voor een persoonlijk Sinterklaaslied vertel je ons over de ontvanger. We gebruiken je antwoorden om jouw aanvraag, de betaling, de productie en de levering per e-mail af te handelen. Hieronder lees je welke gegevens daarbij nodig zijn en wat jouw rechten zijn.

Contact via het formulier of per e-mail

Als je het contactformulier gebruikt of ons mailt, ontvangen we je e-mailadres, de naam die je gebruikt en de inhoud van je bericht. Bij e-mail kunnen daar bijlagen bij horen. We gebruiken die gegevens om je vraag te beantwoorden en afspraken met je af te handelen. Voor een vraag over een mogelijke bestelling is dit nodig om op jouw verzoek stappen te zetten vóór een overeenkomst. Bij andere vragen is ons belang om je bericht zorgvuldig te beantwoorden de grondslag.

Het contactformulier stuurt je bericht naar onze mailbox. Om misbruik en dubbele verzending te beperken, gebruikt het formulier tijdelijk niet-leesbare controlekenmerken: een afgeschermde afleiding van je IP-adres voor maximaal één uur en een verzendkenmerk voor maximaal één dag. Het formulier bewaart geen afzonderlijk archief van je bericht op de website.

De mailverbinding en mailbox verwerken ook technische verzendgegevens. We gebruiken die om verzendproblemen te onderzoeken. Verstuur geen medische gegevens, identiteitsdocumenten of andere gevoelige informatie die niet nodig is voor je vraag.

Welke gegevens bevat een bestelling?

Het aanvraagformulier vraagt om de naam en het e-mailadres van de besteller, namen en uitspraak van personen of groepen, persoonlijke details, eventuele leeftijdsgroep, verhalen, gewenste datum en gekozen muziekstijl. Je kunt ook aangeven wat zeker in het lied moet komen en wat juist niet genoemd mag worden.

Tijdens het invullen blijven antwoorden alleen in het geheugen van de geopende pagina staan. Er wordt geen conceptbestelling bewaard, ook niet in browseropslag. Pas als je definitief bestelt, slaan we je aanvraag op. Bij sluiten of opnieuw laden kan onvoltooide invoer verloren gaan.

De orderadministratie bewaart de briefing, gekozen stijl, prijs en betaalroute zoals die waren bij het plaatsen. Ook betaal- en productiestatussen, interne notities en verzendpogingen worden vastgelegd. Zo kunnen we de bestelling uitvoeren, de betaling controleren en je helpen bij vragen of een verzendprobleem. Definitieve MP3-bestanden staan buiten de publieke webmap. Je ontvangt je lied als e-mailbijlage; er is geen openbaar klantportaal.

Bij een definitieve aanvraag gebruiken we maximaal één uur een afgeschermde afleiding van het IP-adres om geautomatiseerd misbruik en veelvuldige aanvragen te beperken. Een unieke aanvraagcode voorkomt dubbele bestellingen. Bij je bestelling bewaren we ook de tekst, versie en het tijdstip van je toestemming voor digitale levering binnen de bedenktijd, en de verzendregistratie van de bevestiging. Daarmee kunnen we de gemaakte afspraken aantonen. We meten niet of je de MP3-bijlage downloadt of afspeelt. Bij een herroepingsmelding leggen we je naam, de betrokken bestelling en het ontvangstmoment vast om de verklaring te behandelen en te bevestigen.

Websitebezoek, cookies en audio

Wanneer je een websitepagina of luistervoorbeeld opvraagt, ontvangt de webserver technische gegevens, zoals je IP-adres, het opgevraagde bestand en browserinformatie. Deze verwerking is nodig om de website te leveren en om storingen of misbruik te onderzoeken. Ons belang is een werkende en beveiligde website; we gebruiken deze gegevens niet om binnen SintHit automatisch beslissingen over personen te nemen.

De SintHit-luistervoorbeelden worden vanaf deze website geladen. Hiervoor hoef je geen account bij een externe muziekspeler te gebruiken. Het SintHit-formulier plaatst geen cookie om een onvoltooide aanvraag later te hervatten. Voor ingelogde beheerders gebruikt WordPress cookies voor inloggen en beheer. In de SintHit-plugin is geen advertentietracker of bezoekersprofiel ingebouwd.

Wie heeft toegang?

De beheerder gebruikt de gegevens om je bestelling en vragen af te handelen. Voor hosting, websiteonderhoud en e-mail zijn technische dienstverleners betrokken. Zij verwerken de gegevens die nodig zijn voor die werkzaamheden. Een oplevermail met MP3 wordt ook verwerkt door de maildienst van de ontvanger.

Bij betaling via een betaalverzoek handelt de aanbieder achter de betaallink de betaling af. SintHit registreert de betaallink en de bevestiging dat de betaling is ontvangen. Als je bij het bestellen via iDEAL betaalt, verwerkt Mollie de betaling. Betaaldienstverleners verwerken de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren; SintHit gebruikt de betaalstatus om de productie en levertijd te bepalen.

Gegevens bij het maken van een persoonlijk lied

Voor de handmatige productie gebruikt SintHit alleen de onderdelen uit de briefing die relevant zijn voor jouw lied: namen en uitspraak van ontvangers, persoonlijke details en verhalen, wat beslist in het lied moet komen, wat niet genoemd mag worden en de gewenste sfeer of stijl. Deze informatie kan door de beheerder worden ingevoerd bij externe dienstverleners voor tekst- en muziekproductie. Het doel is jouw persoonlijke lied te maken.

Het e-mailadres van de besteller, adresgegevens, de betaalverzoeklink, betaalstatus en volledige orderexports worden daarvoor niet overgenomen naar productiediensten. Er is geen automatische verbinding tussen het SintHit-bestelsysteem en deze productiediensten. De beheerder uploadt de definitieve MP3 bij de bestelling.

Gegevens van de besteller worden gebruikt om de overeenkomst uit te voeren. Gegevens over andere personen in het lied komen uit de door de besteller aangeleverde briefing. Het belang bij die verwerking is het maken van het gevraagde persoonlijke lied, met zo weinig mogelijk gegevens en met aandacht voor de privacy van de genoemde personen. Deel alleen informatie die je voor dit doel mag verstrekken, zeker wanneer het om kinderen of een klas gaat. Je kunt via ons contactadres vragen stellen of bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Bij het bepalen van de bewaartermijn kijken we of de bestelling is afgerond, of er nog vragen over de levering of het lied zijn en of gegevens nodig zijn voor de afhandeling van een klacht of geschil. Voor contactberichten telt mee of de vraag nog openstaat en of er afspraken uit voortkomen. Gegevens die niet meer nodig zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd. Een wettelijke bewaarplicht kan betekenen dat bepaalde administratie langer moet blijven bestaan; dat betekent niet dat alle persoonlijke verhalen en audiobestanden even lang nodig zijn.

Je kunt via het contactadres vragen welke gegevens van jou aanwezig zijn en om verwijdering verzoeken. Een verwijderverzoek wordt ook beoordeeld voor bijbehorende bestanden en back-ups.

Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kun je ook bezwaar maken, verwerking laten beperken of gegevens laten overdragen. Als een verwerking op toestemming berust, mag je die toestemming intrekken; dat verandert niets aan eerder rechtmatig gebruik.

Mail je verzoek naar info@sinthit.nl. Vermeld voldoende informatie om je verzoek te herkennen, maar stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs. Als we moeten controleren wie je bent, vragen we alleen wat daarvoor nodig is. We reageren in beginsel binnen één maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Bij een verandering in de feitelijke verwerking passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer deze tekst voor het laatst is bijgewerkt.